Vad menas med felaktiga registreringar, som inkonsistenta och korrupta registreringar?

Fråga: Vad är en inkonsistent (inconsistent) registrering?

Svar: Inkonsistenta registreringar:

"Operationssalen är inte inlagd i SPOR"

"Operationskliniken är inte inlagd i SPOR"

"Akutplanering vid elektiv operation"

 

Fråga: Vad är en korrupt registrering

Svar: Korrupta registreringar har information som inbördes är konstig eller felaktig.

Korrupta registreringar kommer inte med i rapporter förrän dom är rättade och återinskickade.

Det finns just nu (april 2019) 25 regler för att avgöra om en registrering är korrupt:

"Felaktigt BMI"

"Flera ostrukna planerade operationer"

"Felaktig anestesikod"

"Operationsstart före eller lika med anmälan"

"Akut väntetid längre än två veckor"

"Patienttidslut efter patient ut från postop"

"Orimliga datum"

"Operationsstart före/samtidigt som strykning"

"Mer än 7 dygn på postop"

"Anestesitidstart efter anestesitidslut"

"Operationsstart efter operationsslut"

"Patient ut från opsal före in"

"Patienttidslut före operationsslut"

"Operationsstart före patienttidstart"

"Patienttidslut före patienttidstart"

"Uppdukningsstart efter uppdukningsslut"

"Felaktigt patient-id"

"Ogiltig SPOR-strykningsorsak"

"Ogiltig ICD-10-kod"

"Ogiltig KVÅ-kod"

"Ogiltig komplikationskod"

"Operationsstart före födelsedatum"

"Preoperativ anestesi start efter patienttidstart"

"Operationskod kräver funktionsbedöming ASA 6"

 

Ogiltig ICD-10 kod; Y-koder

Fråga:

Vi försöker skicka in poster med ICD-10-kod Y883 men får felmeddelande "Y883 Ogiltig ICD-10 kod". Vad beror det på?

Svar:

Y883 är inte en riktig diagnoskod utan en tilläggskod till en annan diagnoskod. "klassificering av händelser, omständigheter och förhållanden i den yttre miljön som orsak till skada, förgiftning och andra ogynnsamma effekter"

Y35–Y36 Polisingripande och krigshandling

Y40–Y84 Komplikationer till medicinsk vård och kirurgiska åtgärder

Y85–Y89 Sena effekter av yttre orsaker till sjukdom och död

Y90–Y98 Bidragande faktorer som har samband med yttre orsaker till sjukdom och död, vilka klassificeras annorstädes. 

Kodnummer från detta kapitel används som tillägg till kodnummer från ett annat kapitel i klassifikationen som visar tillståndets natur. Därvid gäller att kodnummer från kapitel XIX, Skador, förgiftningar och vissa andra följder av yttre orsaker, alltid bör åtföljas av en kod från kapitel XX. När det gäller andra tillstånd, klassificerade i kapitel I–XVIII, som uppfattas ha yttre orsak kan kodnummer från kapitel XX användas som tilläggsinformation.

Kodnummer för klassificering av sena effekter av yttre orsaker till sjukdom och död återfinns i avsnittet Y85–Y89

 

Vilken tidpunkt ska vi skicka data?

Fråga: När behöver data föras över för att rapporterna ska uppdateras?

Svar:  Klockan 5 på natten körs data över till rapportmiljön. Därmed behöver överföring göras före denna tid för att t.ex. rapporten Gårdagens utfall ska innehålla data från föregående dag. Om möjligt bör man skicka in data före kl 4 på natten då den ökande datamängden i SPORs databas gör s.k. bakgrundskörningar allt längre och alla rapporter bör vara klara att användas från kl 06:30.

 

 

Födelsedatum

Fråga: Vi har opererat ett nyfött barn, opdatum är samma som födelsedatum. Detta ses som en korrupt fil. Har ni någon lösning?

Svar: Spännande problem – har vi inte haft förut. Regeln är att vi måste ha ett antal positiva dagar som ålder. Därmed måste regeln vara tokigt implementerad. Vi ändrar det i framtida version, så att det även är ok att de är lika.

(Vet att vi haft en spännande diskussion hur vi skall göra med intrauterina operationer som ju börjar att komma – då blev beslutet att vi opererar på mamman – inte det ofödda fostret som ju inte har nåt födelsedatum)

DR053 perioperativ autolog blodåtergivning

Fråga: DR053 perioperativ autolog blodåtergivning. Varför hamnar den på fellistan?

Svar: Om den sänds in som ”Anestesikod” så hamnar den på fellistan; däremot som operationskod går det bra att skicka in den

 

KVÅ-koder & Diagnoskoder felmeddelande

Fråga: Får felmeddelande att en del av våra inskickade KVÅ-koder inte accepteras av SPOR. En del ICD diagnoskoder accepteras inte. Varför?

Svar: SPOR accepterar alla ICD & KVÅ-koder som följer Socialstyrelsens framtagna kodregister. Dessa koder ändras/uppdateras i början av varje år. Vi accepterar gamla borttagna koder 3-4 månader in på nya året – sedan hamnar de på fellistan. Systemet är dock bakåtkompatibelt så det är operationsdatumet som styr vilken årsvariant av ICD/KVÅ-koderna som vi testar mot.

Se till att operationsplaneringsprogrammet uppdateras med nya operations och nya diagnoskoder inte alltför lång tid efter nyår. Operationskort/motsvarande i systemen måste även uppdateras. OBS! Gäller både preliminära som slutgiltiga koder.

Korrupta registreringar – historik

Fråga: Kan man gå tillbaka och se hur många korrupta registreringar man hade tidigare – för att se om antalet minskar eller ökar?

Svar: Nej – öppningsbilden och rapporten visar ”just nu” aktualitet.

En korrupt registrering som rättas till och sändes in igen gör att den gamla registreringen skrivs över och försvinner från listan med korrupta registreringar. Vi har ingen kontroll på historiken.

Korrupt och Inconsistent data

Fråga: Vad är skillnad mellan Korrupt och Inconsistent data

Svar: Korrupt data hamnar på fellistan. Inga data från den behandlingen kommer att ingå i några av SPORs rapporter förrän felet åtgärdats och ny insändning av data skett till SPOR

Inconsistent data innehåller data som inte vereifierats i SPORs databas. Dessa datatyper hamnar på lista under ”Administration”. Finns sådana datatyper ses en siffra omgiven av rödfärg i administrationsfältet vid inloggning.

Detta är vanligen benämningar på operationssalar eller kliniker. När man gått in och verifierat riktigheten i salar/kliniker inklusive de benämningar man önskar skall framgå i rapporterna så försvinner problemet

Detta behöver man bara göra en gång per benämning, dvs vanligen i början av att man sänder in data. Tillkommer ny opsalsbenämning eller klinik måste även denna verifieras.

Så länge benämningarna inte är verifierade så kommer inte data som är relaterat till benämningarna att ingå i rapporterna, däremot allt annat.

Fellista: operations start & slut är samma tid

Fråga: Opstart och opslut samma tid – hamnar på fellistan.

Svar: SPOR har kontrollerat rapporternas uppbyggnad och styrelsen beslutade i maj 2016 att ta bort regeln att opstart inte kan vara lika med opslut. Från juni 2016 går det alltså att skicka in samma tid vid opstart och slut.

Vårdande enhet; opererande klinik; opererande specialitet

Fråga: Är ”Vårdande enhet”= de olika operationsavdelningarna eller opererande specialitet.

Svar: Vårdande enhet motsvarar närmast en operationsavdelning. En fysisk plats.

Dock med tanke på att olika vårdgivare har helt skilda uppdelningar på sin verksamhet så finns det de som rapporterar in flera operationsavdelningar på en och samma vårdande enhet.

För att kunna jämföra olika verksamheter med varandra så har SPOR indelat verksamheterna i:

Vårdgivare (vanligen ett landsting)

Förvaltning (flera sjukhus som ingår i en egen grupp)

Sjukhus (kategori-indelas)

Vårdande enhet (vanligen en operationsavdelning)

Klinik (enhet med gemensam medicinsk uppgift, ”ortopedkliniken”, kan vara verksam på en eller flera vårdande enheter, operationsavdelningar och på ett eller flera sjukhus)

 

HSAID saknas

Fråga: Vårt sjukhus har inget definierat HSAID

Svar: Sjukhus har inte alltid ett HSA-ID då den nivån inte alltid finns i en organisation, utan att avdelningar/kliniker ligger direkt under landstingen. Om man inte har ett HSA-ID för dessa så ger vi dem ett påhittat ex:
Norrlands: SE2321000222-0000001-NU
Skellefteå: SE2321000222-0000001-SL
Lycksele: SE2321000222-0000001-LL

Kan inte leverera en variabel varje gång – saknas ibland i registreringen

Fråga: Om man inte klarar av att leverera en variabel – vad händer då med rapporterna? Finns behandlingen med eller exkluderas den i alla rapporter

Svar: Finns de obligatoriska variablerna med – så tas behandlingen med i rapporterna – om inte:

  • Det finns nåt korrupt värde - då dom finns på fellistan
  • Det är en variabel som måste finnas med för just den aktuella rapporten ex vis rapporten ASA klass där tas bara behandlingar med som har registrerade ASA klasser; men man kan även se bortfallet, dvs hur många av registreringarna enheten skickat in och som saknade den gällande variabeln

Vilka ingrepp skall skickas in till SPOR

Fråga: Skall vi skicka in ECT, elkonverteringar och motsvarande till SPOR. Det är ju ingen ”operation”

Svar: Allting som registreras i ett operationsplaneringssystem (OPS) bör skickas in – om de obligatoriska variablerna finns registrerade. SPOR debiterar ut avgift bara för de ingrepp/operationer som betecknas som "Operationer enligt SPOR", d.v.s. inte för övriga mindre ingrepp - men önskar däremot att ingreppen rapporteras in till SPOR.

I utdatarapporterna sorterar vi sedan fram de data vi vill visa och ECT ingår t.ex. inte i SPORs definition av vad en operation är. Dock innebär många av dessa mindre/kortare ingrepp en anestesiologisk intervention som bör registreras och ges möjlighet att följa upp.

Vad gäller ECTer kanske tex dödsfall inom 1-12 månader skulle vara av intresse?!

Vissa mindre ingrepp registreras ibland i OPS på sådant sätt att det kan ge mycket korrupta registreringar. Ex vis så genererar de flesta OPS ett datum-tidfält när registrering in i systemet görs första gången för en behandling. Detta fält brukar användas till att vara V310 ”Tidpunkt för operationsanmälan”.

Omregistrering sker i efterhand – efter att ingreppet utförts – så kommer tidsföljderna att bli felaktiga om man inte aktivt ändrar fältet för V3410 (opanmälan blir efter utfört arbete och väntetiden därmed negativ – det accepteras inte i SPOR).

För SPOR är det intressant att titta även på anestesiologiska ingrepp såsom blockader. Därför är även epiduraler på förlossningen och liknande av intresse att få in i systemet.

Skicka in variablerna i omgångar?

Fråga: Kan en behandling skickas in till SPOR även om inte alla faser är kompletta?

Svar: SPOR önskar att en behandling skickas in så fort den blivit anmäld i operationsplaneringssystemet. Allteftersom sedan processen fortlöper med plenering så uppdateras behandlingen genom att ALL data sänds in på nytt. Detta innebär att tidigare data "skrivs över" och endast aktuell data finns registrerad.
Får vi in data direkt vid anmälan så kan vi få bättre utdata i kommande väntelisterapporter. Eftersom SPOR-variablerna är indelade i operationens olika faser, pre, per och post så går det bra att skicka ofullständiga behandlingar till SPOR. Obligatoriska fälten inom varje fas måste dock finnas med.

  • Grundinformation med patientuppgifter (variabel 110-240)
  • Operationsanmälan (variabel 310-362)
  • Planering (variabel 410-450)
  • Operation (variabel 510-690
  • Postop (variabel 800-845)

Om en eller flera faser skickats in och man sedan vill komplettera med ytterligare information så måste man skicka in även de tidigare inskickade data på nytt.

Manuell inrapportering

Fråga: Hur gör man för att registrera manuellt och vilka parametrar måste man skicka och vart.

Svar: SPOR har för nuvarande ingen modul för manuell inrapportering då hela konceptet är att ”datamaskin skall prata med datamaskin” dvs direktöverföring från databas hos medlemmen till databas hos SPOR. Ett arbete pågår med att undersöka möjligheten till ett manuellt indatasystem för de mindre privata enheterna.