Gårdagensutfall- patient saknas

/i /av

Fråga:

Om vi inte hittar en opererad patient i rapporten Gårdagensutfall och den har inte dykt upp i Fellistan, vad kan det bero på?

Svar:

Vi rekommenderar att använda funktionen 'Sök registrering' så framgår hur data ser ut för den aktuella patienten.

Ett exempel kan vara att det saknas en aktuell planering. För att en operation ska dyka upp i Gårdagens utfall måste den ha en aktiv planering eftersom rapporten jämför planering med utfall. Om en planering är gjord och sedan stryks patienten, måste en ny planering göras.

 

Opstart - rätt och fel?

/i /av

Fråga:
Ska vi registrera opstart (i Provisio) vid reponering av frakturen eller vid knivincision? Våra ortopeder reponerar ofta slutet och då är patienten inte sterilklädd och operatörerna är inte tvättade och klädda utan de reponerar slutet, sedan klär och tvättar opssk medan operatörerna är i tvättslussen och gör sig iordning.
Det är alltså ett uppehåll mellan reponering och knivincision på ca 10-15 minuter som räknas in i optiden. Vad är korrekt? Opstart vid knivincision eller vid reponering?

Svar:
Solklart skall ni registrera Operation start när operatören börjar ingreppet vare sig det är steril tvättat eller ej. Alltså ingår reposition i operationstiden - och har gjort så sedan 1980-taletet slut!
Likaså ingår avslutande behandling - ex vis förbandsläggning och gipsning i operationstiden - OM den utförs av operatör. Sker det av opsköterska så ingår det inte. Det är när operatören börjar med något hos patienten (efter att patienttid start börjat) som vi dokumenterar fram till operatören är färdig med alla sina ingrepp på patienten på salen.

Vad Operatörerna vill ha är "Knivtid" från man skär till man satt sista stygnet.
Efter att Svensk neurokirurgisk förening ansökt och Svenskt kirurgiskt råd hållit med så kommer SPOR att från årsskiftet (2023-01-01) införa just dessa tider.
Vilken julklapp till operatörerna!!

Det innebär att knivtiden kan registreras (frivilligt) om man önskar men operationstiden MÅSTE alltid registreras. De allra flesta gångerna är detta ju samma tid och då kan man registerara m man vill knivtiden - det gör inget.

Variabel 567 KNIVTID START ny: Ny tid att registrera på starka önskemål från opererande specialiteter. Se definition i variabellistan. ≥ OPERATION START. Icke obligatorisk tidsregistrering. Ett tillägg behövs göras lokalt och hos IT-leverantörer. Att möjlighet att registrera tidpunkten nu finns måste kommuniceras ut till operatörerna.

Variabel 569 KNIVTID SLUT ny: Ny tid att registrera på starka önskemål från opererande specialiteter. Se definition i variabellistan. ≤OPERATION SLUT. Icke obligatorisk tidsregistrering. Ett tillägg behövs göras lokalt och hos IT-leverantörer. Att möjlighet att registrera tidpunkten nu finns måste kommuniceras ut till operatörerna

KNIVTID ”Skin – to – skin” ny: Beräknad variabel som syns i s.k. Excel-filen. Inga förändringar behöver göras lokalt eller hos IT-leverantörer.

Det är nu upp till varje sjukhus (eller Region) att införa dessa tider i operationsplaneringssystemet och sedan se till att tiderna exporteras till SPOR. Det kan väl ta lite olika tid på olika ställen - men här kan man ju få hjälp av operatörerna för att trycka på till IT-enheten att de fixar registrering och koppling.

Så här är definitionerna:
Operation start V565: Tidpunkt då operatören påbörjar operationen. Inkluderar oblodiga förberedande ingrepp, t ex sluten reposition, anläggande av lokalbedövning av operatör (om detta sker efter att patienttid startats). Se även Tidslinje. Skall även inkludera oblodiga ingrepp såsom till exempel Rtg-undersökningar, ECT mm och då relateras till ingreppets start.

Operation slut V570: Tidpunkt då sista operatören avslutar operationen alternativt tidpunkten då sista suturen är satt eller när operatören lämnar patienten. Inkluderar oblodiga avslutande ingrepp som utförs av operatören, t ex förbandsläggning, gipsning. Förbandsläggning av operationssjuksköterska ingår inte i operationstiden. Se även Tidslinje. Skall även inkludera oblodiga ingrepp såsom till exempel Rtg-undersökningar, ECT mm och då relateras till ingreppets slut.

Från 2023-01-01
Knivtid start V567 (Skin - to - skin in): Tiden vid kniv eller motsvarande i hud. Förutsätter penetrering genom hud eller slemhinna. Används när (vanligen) oblodiga förberedelser av operatör skett efter det att patienttid start (SPOR variabel 540) påbörjats och steriltvätt samt fortsatta preoperativa förberedelser kunnat inledas.

Knivtid slut V569 (Skin - to - skin out): Motsvarar när sista sutur är satt, även om bandageläggning, gipsning eller annan (vanligen) oblodig procedur vidtar därefter – oberoende av om det är operatör eller annan personal som utför proceduren.

KNIVTID ”Skin – to – skin” ny: Beräknad variabel som syns i s.k. Excel-filen. Inga förändringar behöver göras lokalt eller hos IT-leverantörer.

Nya anestesikoder och strykningsorsak även i SPOR 4.0?

/i /av

Fråga:
En fråga kring de sex nya anestesikoder som kommer 2023 och den nya strykningsorsaken 7b. Om vi skickar dessa enligt SPOR 4.0-format, kommer dessa då att komma in i SPOR? Eller krävs det att vi skickar i SPOR 4.1-format för att det ska funka?

Svar:
Dessa nya anestesikoder kommer att ingå i den uppdatering av KVÅ+KMÅ koder som SoS gör till nyår.
När ni själva lokalt uppdaterar listorna så kommer de automatiskt att komma in till SPOR – oavsett vilken version ni använder.

Däremot bör man kanske lokalt uppdatera anestesikort/motsvarande. Speciellt gäller det de båda koderna som skall användas för Dexdor-anestesi – hittills har varje enhet hittat på nån egen konstig koppling till vad som man ansett vara närmaste rätta koden.

Vad gäller Störningsorsak 7b så kan SPOR redan i 4.0 ta emot denna kod.

Ogiltig ICD-10 kod; Y-koder

/i /av

Fråga: Vi försöker skicka in poster med ICD-10-kod Y883 men får felmeddelande "Y883 Ogiltig ICD-10 kod". Vad beror det på?

Svar: Y-koder är en tilläggskod och ingen huvuddiagnoskod. Y-koder måste skickas in tillsammans med 3-ställig sifferkod. Kodnummer från detta kapitel används som tillägg till kodnummer från ett annat kapitel i klassifikationen som visar tillståndets natur. Därvid gäller att kodnummer från kapitel XIX, Skador, förgiftningar och vissa andra följder av yttre orsaker, alltid bör åtföljas av en kod från kapitel XX. När det gäller andra tillstånd, klassificerade i kapitel I–XVIII, som uppfattas ha yttre orsak kan kodnummer från kapitel XX användas som tilläggsinformation.

Vilken tidpunkt ska vi skicka data?

/i /av

Fråga: När behöver data föras över för att rapporterna ska uppdateras?

Svar:  Klockan 5 på natten körs data över till rapportmiljön. Därmed behöver överföring göras före denna tid för att t.ex. rapporten Gårdagens utfall ska innehålla data från föregående dag. Om möjligt bör man skicka in data före kl 4 på natten då den ökande datamängden i SPORs databas gör s.k. bakgrundskörningar allt längre och alla rapporter bör vara klara att användas från kl 06:30.

 

 

DR053 perioperativ autolog blodåtergivning

/i /av

Fråga: DR053 perioperativ autolog blodåtergivning. Varför hamnar den på fellistan?

Svar: Om den sänds in som ”Anestesikod” så hamnar den på fellistan; däremot som operationskod går det bra att skicka in den

 

KVÅ-koder & Diagnoskoder felmeddelande

/i /av

Fråga: Får felmeddelande att en del av våra inskickade KVÅ-koder inte accepteras av SPOR. En del ICD diagnoskoder accepteras inte. Varför?

Svar: SPOR accepterar alla ICD & KVÅ-koder som följer Socialstyrelsens framtagna kodregister. Dessa koder ändras/uppdateras i början av varje år. Vi accepterar gamla borttagna koder 3-4 månader in på nya året – sedan hamnar de på fellistan. Systemet är dock bakåtkompatibelt så det är operationsdatumet som styr vilken årsvariant av ICD/KVÅ-koderna som vi testar mot.

Se till att operationsplaneringsprogrammet uppdateras med nya operations och nya diagnoskoder inte alltför lång tid efter nyår. Operationskort/motsvarande i systemen måste även uppdateras. OBS! Gäller både preliminära som slutgiltiga koder.

Skicka de koder det gäller, gärna felmedelandet och registreringen som ni inte lyckas med till drift@ucr.uu.se så kollar vi på det. Fortsätter ändå problemen kontakta SPOR.

Fellista: Korrupta registreringar – historik

/i /av

Fråga: Kan man gå tillbaka och se hur många korrupta registreringar man hade tidigare – för att se om antalet minskar eller ökar?

Svar: Nej – öppningsbilden och rapporten visar ”just nu” aktualitet.

En korrupt registrering som rättas till och sändes in igen gör att den gamla registreringen skrivs över och försvinner från listan med korrupta registreringar. Vi har ingen kontroll på historiken.

Fellista: Korrupt och inkonsistent data

/i /av

Fråga: Vad är skillnad mellan korrupt och inconsistent data?

Svar: Korrupt data hamnar på fellistan. Inga data från den behandlingen kommer att ingå i några av SPORs rapporter förrän felet åtgärdats och ny insändning av data skett till SPOR. Inkonsistent data innehåller data som inte verifierats i SPORs databas. Dessa datatyper hamnar på lista under ”Administration”. Finns sådana datatyper ses en siffra omgiven av rödfärg i administrationsfältet vid inloggning. Detta är vanligen benämningar på operationssalar eller kliniker. När man gått in och verifierat riktigheten i salar/kliniker inklusive de benämningar man önskar skall framgå i rapporterna så försvinner problemet. Detta behöver man bara göra en gång per benämning, dvs vanligen i början av att man sänder in data. Tillkommer ny opsalsbenämning eller klinik måste även denna verifieras. Så länge benämningarna inte är verifierade så kommer inte data som är relaterat till benämningarna att ingå i rapporterna, däremot allt annat.

Kan inte leverera en variabel varje gång – saknas ibland i registreringen

/i /av

Fråga: Om man inte klarar av att leverera en variabel – vad händer då med rapporterna? Finns behandlingen med eller exkluderas den i alla rapporter

Svar: Finns de obligatoriska variablerna med – så tas behandlingen med i rapporterna – om inte:

  • Det finns nåt korrupt värde - då dom finns på fellistan
  • Det är en variabel som måste finnas med för just den aktuella rapporten ex vis rapporten ASA klass där tas bara behandlingar med som har registrerade ASA klasser; men man kan även se bortfallet, dvs hur många av registreringarna enheten skickat in och som saknade den gällande variabeln

Vilka ingrepp skall skickas in till SPOR

/i /av

Fråga: Skall vi skicka in ECT, elkonverteringar och motsvarande till SPOR?

Svar: Allting som registreras i ett operationsplaneringssystem (OPS) bör skickas in – om de obligatoriska variablerna finns registrerade. Skicka även in ingrepp från mottagningar och dyligt. SPOR debiterar ut avgift bara för de ingrepp/operationer som betecknas som "Operationer enligt SPOR", d.v.s. inte för övriga mindre ingrepp - men önskar däremot att ingreppen rapporteras in till SPOR. I utdatarapporterna sorterar vi sedan fram de data vi vill visa och ECT ingår t.ex. inte i SPORs definition av vad en operation är. Dock innebär många av dessa mindre/kortare ingrepp en anestesiologisk intervention som bör registreras och ges möjlighet att följa upp.  Vad gäller ECTer kanske tex dödsfall inom 1-12 månader skulle vara av intresse?! Vissa mindre ingrepp registreras ibland i OPS på sådant sätt att det kan ge mycket korrupta registreringar. Ex vis så genererar de flesta OPS ett datum-tidfält när registrering in i systemet görs första gången för en behandling. Detta fält brukar användas till att vara V310 ”Tidpunkt för operationsanmälan”. Omregistrering sker i efterhand – efter att ingreppet utförts – så kommer tidsföljderna att bli felaktiga om man inte aktivt ändrar fältet för V310 (opanmälan blir efter utfört arbete och väntetiden därmed negativ – det accepteras inte i SPOR). För SPOR är det intressant att titta även på anestesiologiska ingrepp såsom blockader. Därför är även epiduraler på förlossningen och liknande av intresse att få in i systemet.

Skicka in variablerna i omgångar?

/i /av

Fråga: Kan en behandling skickas in till SPOR även om inte alla faser är kompletta?

Svar: SPOR önskar att en behandling skickas in så fort den blivit anmäld i operationsplaneringssystemet. Allteftersom sedan processen fortlöper med plenering så uppdateras behandlingen genom att ALL data sänds in på nytt. Detta innebär att tidigare data "skrivs över" och endast aktuell data finns registrerad.
Får vi in data direkt vid anmälan så kan vi få bättre utdata i kommande väntelisterapporter. Eftersom SPOR-variablerna är indelade i operationens olika faser, pre, per och post så går det bra att skicka ofullständiga behandlingar till SPOR. Obligatoriska fälten inom varje fas måste dock finnas med.

  • Grundinformation med patientuppgifter (variabel 110-240)
  • Operationsanmälan (variabel 310-362)
  • Planering (variabel 410-450)
  • Operation (variabel 510-690
  • Postop (variabel 800-845)
  • PAWI (variabel P100-P112)

Om en eller flera faser skickats in och man sedan vill komplettera med ytterligare information så måste man skicka in även de tidigare inskickade data på nytt.

Manuell inrapportering

/i /av

Fråga: Hur gör man för att registrera manuellt och vilka parametrar måste man skicka och vart.

Svar: SPOR har för nuvarande ingen modul för manuell inrapportering då hela konceptet är att ”datamaskin skall prata med datamaskin” dvs direktöverföring från databas hos medlemmen till databas hos SPOR. Ett arbete pågår med att undersöka möjligheten till ett manuellt indatasystem för de mindre privata enheterna.